Automatiza con Make: guía para automatizar con IA sin código

Aprende a usar Make como un experto.

La IA está transformando el mundo del trabajo. ¿Te imaginas delegar las tareas más aburridas y repetitivas para concentrarte en lo que realmente importa? Esto ya no es ciencia ficción. La automatización con inteligencia artificial es tu aliada, una herramienta poderosa que te libera de lo mundano para que puedas dedicarte a la estrategia, la creatividad y la innovación.

En esta guía completa, te enseñaremos a aprovechar el poder de la IA para automatizar flujos de trabajo, incluso si no sabes nada de programación. A través de un caso de estudio práctico, descubrirás cómo plataformas sin código te permiten conectar diferentes aplicaciones, delegar tareas a la IA y construir un sistema que trabaja para ti 24/7.

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Antes de automatizar, hay que pensar

Antes de lanzarte a conectar aplicaciones y crear flujos, hay un paso crucial: la reflexión. No todo lo que haces se puede o se debe automatizar. Para identificar las tareas perfectas para la IA, te proponemos un filtro simple y efectivo:

Olvídate de las tareas sin importancia. Si una tarea no aporta valor, no pierdas tiempo en automatizarla. Simplemente, no la hagas.
Automatiza las tareas repetitivas pero importantes. ¿Hay algo que haces una y otra vez que es clave para tu proyecto? ¡Bingo! Esa es la candidata ideal para la automatización.
Reserva para ti las tareas estratégicas y de toma de decisiones. La IA es excelente para ejecutar, pero la visión, el análisis y la estrategia son habilidades exclusivamente humanas. Estas tareas deben seguir siendo tuyas.

Con este filtro en mente, estás listo para entrar en acción.

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La herramienta clave: Conociendo Make

Para este tutorial, usaremos Make, una plataforma de automatización que no requiere conocimientos de programación.

Make te permite conectar miles de aplicaciones y servicios para crear flujos de trabajo sin escribir una sola línea de código. Es intuitiva, visual y muy potente.

¿Por qué Make?

Sin código: Olvídate de la programación. La interfaz de Make es visual y fácil de usar, ideal para principiantes y profesionales.
Versatilidad: Conecta aplicaciones tan populares como Google Forms, Gmail, Chat GPT, Slack, WordPress y muchas más. La lista es casi infinita.
Plan gratuito: Puedes empezar a experimentar sin costo con su plan gratuito, que te da 1,000 operaciones al mes. Si necesitas más, sus planes pagos son muy accesibles.Para comenzar, ve a la página de Make y regístrate. Te recomendamos usar tu cuenta de Google para simplificar el proceso.

Nuestro caso de estudio: Automatización de leads con IA

Para ilustrar el proceso, vamos a construir un flujo de trabajo real. Imaginemos una academia de formación digital ficticia llamada "Aprende IA". Nuestro objetivo es calificar a los clientes potenciales (leads) de forma automatizada y enviarles un correo personalizado.

El flujo será el siguiente:

Un usuario completa un formulario de Google Forms.
La información se envía a ChatGPT, que la lee y redacta un correo electrónico.
El correo personalizado se envía al usuario a través de Gmail.

Este es solo un ejemplo. Una vez que entiendas los fundamentos, podrás adaptar este proceso a cualquier necesidad que tengas, desde automatizar publicaciones en redes sociales hasta gestionar ventas.

Manos a la obra: Creando tu primer escenario en Make

Un escenario en Make es el nombre que se le da a un flujo de trabajo automatizado. Es la secuencia de acciones que conectarás para lograr un objetivo.

1️⃣ Configurar el formulario de Google

Antes de ir a Make, necesitamos crear el formulario que los usuarios llenarán.

Ve a Google Forms.
Crea un nuevo formulario. Puedes usar una plantilla o empezar desde cero.
Ponle un título, como "Formulario Aprende IA".
Crea las preguntas que necesitas. Para este caso, usaremos:
Nombre
Correo electrónico
Puesto en la empresa (por ejemplo, CEO, fundador, gerente)
Interés (por ejemplo, marketing digital, IA, etc.)
Una vez listo, copia la URL de tu formulario.

2️⃣ Conectar Google Forms a Make

Ahora sí, volvemos a Make para conectar nuestro formulario.

En el panel de Make, haz clic en "Crear un nuevo escenario".
Haz clic en el ícono de "+" y busca Google Forms.
Selecciona la opción "Ver respuestas del formulario" ("Watch Responses" en inglés).
Haz clic en "Crear conexión" y sigue los pasos para conectar tu cuenta de Google. Asegúrate de elegir la misma cuenta que usaste para crear el formulario.
Cuando te pida el ID del formulario, lo encontrarás en la URL de tu formulario de Google. Es la parte que viene después de /d/ y antes de /edit. Pégalo en el campo correspondiente.
Haz clic en "OK".

¡Felicidades! Ya tienes el primer módulo de tu automatización. Cada vez que alguien complete el formulario, Make lo detectará.

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El cerebro de la operación: Conectando con ChatGPT

Ahora que Make recibe los datos del formulario, es hora de enviarlos a la IA para que trabaje.

1️⃣ Obtener tu API Key de OpenAI

Para que Make pueda hablar con ChatGPT, necesitas una clave secreta (API Key) y el ID de tu organización.

Ve a la página de desarrolladores de OpenAI.
Ve a la sección "API Keys" y haz clic en "Crear nueva clave secreta".
Copia la clave y guárdala en un lugar seguro. ¡Solo la verás una vez!
Haz clic en "Organization" para encontrar el ID de tu organización.

2️⃣ Configurar el módulo de ChatGPT en Make

En tu escenario de Make, haz clic en el ícono "+" al lado del módulo de Google Forms y busca ChatGPT.
Selecciona la opción "Enviar un mensaje" ("Send a message").
Haz clic en "Crear conexión" y pega tu API Key y el ID de tu organización.
En el campo "Mensaje", le darás las instrucciones a la IA. Aquí es donde usarás las variables del formulario.
Escribe algo como: "Nombre de la persona: [Variable Nombre del formulario]"
Luego, "Empresa: [Variable Empresa del formulario]"
Y así con los demás campos.

3️⃣ Crear tu "asistente" en OpenAI

Un asistente en OpenAI es un bot con instrucciones específicas que le dices cómo debe comportarse. Esto es crucial para que la IA actúe como un experto.

En la página de desarrolladores de OpenAI, ve a la sección "Asistentes".
Haz clic en "Crear".
Dale un nombre a tu asistente, por ejemplo, "Asistente de ventas Aprende IA".
En las instrucciones, sé muy claro y específico sobre el rol que quieres que la IA cumpla. Por ejemplo:
"Eres Alex Jaibot, el gerente de ventas de la academia 'Aprende IA'."
"Tu tarea es redactar un correo electrónico personalizado y estructurado para invitar a la persona a una llamada de consulta."
"Incluye un enlace de reserva (por ejemplo: https://tu-enlace.com) y personaliza la oferta de la formación en base al interés del usuario."

Una vez creado tu asistente, vuelve a Make y en el módulo de ChatGPT, selecciona a tu nuevo asistente.

La última pieza: Enviando el correo con Gmail

Ya tenemos los datos del formulario y la respuesta de la IA. El último paso es enviar ese correo personalizado.

1️⃣Conectar Gmail a Make

En tu escenario de Make, haz clic en el ícono "+" al lado del módulo de ChatGPT y busca Gmail.
Selecciona la opción "Enviar un correo electrónico" ("Send an email").
Si es la primera vez que lo conectas, Make te guiará para configurar la conexión.
Cuando la conexión esté lista, configura los campos del correo:
Para: Haz clic en el campo y selecciona la variable "Correo electrónico" que viene del módulo de Google Forms.
Asunto: Combina texto estático con variables. Por ejemplo: "Hola, [Variable Nombre del formulario], esto te puede interesar".
Contenido: Aquí es donde pondrás la magia de la IA. Haz clic en el campo y selecciona la variable "Contenido" que viene del módulo de ChatGPT.

2️⃣Probar el flujo completo

¡Todo listo! Es hora de probar tu automatización.

Haz clic en "Ejecutar una vez" en la parte inferior de la pantalla de Make.
Ve a tu formulario de Google y llénalo con datos de prueba (usando otro correo electrónico).
En pocos segundos, verás cómo cada módulo se ilumina en Make, indicando que el flujo se está ejecutando.
Revisa la bandeja de entrada del correo que usaste. Deberías ver un email personalizado, redactado por la IA, esperándote.

Optimizando y escalando tu automatización

Has creado un flujo básico pero muy poderoso. Ahora, exploremos algunas funcionalidades avanzadas que te permitirán llevar tu automatización al siguiente nivel.

Programación automática

Por defecto, tu escenario se ejecuta de forma manual. Para que trabaje para ti sin que tengas que hacer nada, activa la opción de programación automática. Puedes configurarlo para que se ejecute cada 15 minutos, 30 minutos, o el tiempo que necesites, revisando si hay nuevas respuestas en el formulario.

Filtros y condicionales

Imagina que quieres enviar un correo especial a los fundadores de empresas o a los directores generales. Make te permite hacer esto con filtros.

Haz clic con el botón derecho en la línea de conexión entre dos módulos y selecciona "Agregar ruta".
Haz clic en el ícono del embudo y dale un nombre al filtro, como "CEO o Fundador".
En la condición, elige la variable "Puesto en la empresa" y configúrala para que sea "igual a" o "contiene" las palabras "CEO" o "Fundador".
Ahora puedes crear un segundo flujo que solo se activará si el filtro se cumple. Por ejemplo, podrías enviar un correo con un tono más formal o una oferta de valor específica para ese segmento.
En el flujo original, puedes poner un filtro que haga lo opuesto, es decir, que se active cuando el puesto "no sea igual a" "CEO" o "Fundador".

Esta funcionalidad es la clave para crear automatizaciones inteligentes y personalizadas, permitiéndote ofrecer una experiencia única a cada usuario.

Notificaciones internas

Además de enviar correos, puedes conectar tu flujo a otras aplicaciones.

Por ejemplo, a través de una plataforma como Slack, puedes enviar una notificación a tu equipo cada vez que un lead cumpla ciertas condiciones (por ejemplo, si es un CEO). Esto permite que el equipo de ventas o el de atención al cliente pueda darle un seguimiento manual y personalizado, combinando lo mejor de la automatización con el toque humano.

Automatizar tareas con IA no se trata de reemplazar el trabajo humano, sino de liberarnos de lo mundano para centrarnos en lo estratégico. Al delegar las tareas repetitivas a la IA, liberamos tiempo para:

Pensar y crear: Dedicarte a la estrategia, a la innovación, a la toma de decisiones.
Aportar valor humano: Fortalecer las relaciones con los clientes, resolver problemas complejos, liderar y motivar a tu equipo.
Desarrollar nuevas habilidades: Aprender a usar estas herramientas te convierte en un activo valioso en cualquier empresa, con la capacidad de optimizar procesos y aumentar la productividad.

La IA no es una amenaza, es la mayor oportunidad de crecimiento profesional del siglo XXI. Al dominar estas herramientas de automatización, te conviertes en un activo indispensable para cualquier empresa, capaz de crear sistemas que optimizan procesos y aumentan la eficiencia de forma exponencial.

Pero esto es solo el comienzo. Si quieres ir más allá de los fundamentos, dominar la creación de asistentes de IA, integrar modelos de lenguaje avanzados y construir soluciones de automatización complejas, necesitas una base sólida.

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